Schéma directeur du numérique : l’Université de Montpellier trace sa route numérique

Le schéma directeur du numérique (SDN) a été approuvé lors du conseil d’administration de juin dernier. Il fixe en neuf orientations la stratégie digitale de l’Université de Montpellier pour les cinq ans à venir et mobilisera une grande partie de la communauté universitaire autour de 120 projets. Détails avec Adeline Fabrié, directrice du système d’information et du numérique.

C’est une petite révolution en interne. Depuis quelques semaines l’ensemble des agentes et agents de l’UM ont pu délaisser la vieillissante application Adhoc, pour se familiariser avec les deux nouveaux logiciels de gestion des horaires et congés que sont Logeca et Planum. Mais peu savent que ces changements ne sont que deux petites briques dans l’immense construction qu’est le schéma directeur du numérique (SDN) 2024-2028, voté en conseil d’administration le 10 juin dernier. « Le SDN est un projet de longue date à l’Université de Montpellier, explique Adeline Fabrié, directrice du système d’information et du numérique. C’est quelque chose d’extrêmement structurant pour décrire la trajectoire de transformation numérique d’un établissement. »  

Couvrir l’ensemble des 271 besoins

Jusqu’à présent différents schémas directeurs se côtoyaient à l’université en fonction de leur domaine d’application respectif. Mais les évolutions sociétales récentes liées au boom de l’hybridation des enseignements, à l’éclosion de la science ouverte ou aux avancées fulgurantes de l’intelligence artificielle et de la cybercriminalité ont poussé l’UM à inscrire dans son dernier contrat quinquennal « l’élaboration d’un schéma directeur du numérique capable de couvrir l’ensemble de ses périmètres, de la recherche à la formation en passant par les fonctions supports que sont la RH, le financier, le patrimoine ou le pilotage » poursuit la directrice. L’Université répondait aussi par-là aux recommandations de l’HCERES et de la Cour des comptes (recommandation n°9, rapport de septembre 2023).

Après plus de deux ans de travail porté par le président Philippe Augé en collaboration avec les vice-présidents – et en particulier David Cassagne, vice-président délégué au numérique pour la formation et Anne Laurent, la vice-présidente déléguée à la science ouverte et aux données de la recherche – mais aussi le DGS Bruno Fabre, les directions d’enseignement et de recherche (voir l’encadré sur la gouvernance du SDN), l’UM s’est donc dotée d’une trajectoire d’évolution sur cinq ans. Applicable, cohérente et suffisamment souple elle peut absorber les nombreuses évolutions des métiers et des pratiques liées au numérique et à l’informatique.  « Nous avons analysé les 271 besoins identifiés lors la première phase de ce travail, pour en faire un portefeuille de 120 projets dont le développement sera organisé autour de neuf orientations stratégiques » explique Adeline Fabrié.

Neuf orientations pour 120 projets

Un des premiers objectifs de cette stratégie numérique formalisée par le SDN est d’expliquer en quoi chacune de ces neuf orientations alimente la stratégie globale de l’Université définie par le contrat d’établissement. Les trois premières orientations répondent ainsi aux besoins de la formation, ce sont : le développement des usages pédagogiques numériques ; la réponse aux enjeux de transformation de la formation ; et enfin l’amélioration des services numériques à l’étudiant.

Les orientations 4 et 5 répondent quant à elles aux besoins de la recherche et de l’innovation qui passent par une meilleure coordination et une plus grande visibilité des activités. Le SDN vise aussi l’amélioration des capacités de pilotage des activités de recherche, ces dernières étant nécessairement corrélées à l’ouverture à l’international et à la modernisation de l’établissement.

Une modernisation qui guide les quatre dernières orientations. Il s’agira notamment de : simplifier les démarches administratives ; sécuriser les systèmes d’information de gestion ; rationaliser les infrastructures et garantir la continuité d’activité grâce à un niveau de sécurité élevé.

« Ces orientations nous ont permis d’organiser et de planifier le déploiement à venir de 120 projets et surtout de les prioriser dans une feuille de route qui tient compte des charges et des capacités à faire de la DSIN [charge estimée à 19 000 jours/horaire] mais aussi des directions métiers concernées [5100 j.h]. Actuellement 38 projets ont d’ores et déjà démarré » annonce Adeline Fabrié.

Projets incontournables

Parmi ces projets, certains sont qualifiés « d’incontournables, c’est-à-dire qu’ils s’imposent à nous du fait d’une contrainte réglementaire, d’une obligation de renouvellement de la part de l’éditeur, ou une obsolescence technique mettant en péril la sécurité du SI. Ils concernent un large public dans l’établissement et impliquent donc des efforts particuliers en termes de conduite du changement » souligne la directrice. On trouve dans cette catégorie l’arrivée de Planum et Logeca dont nous avons déjà parlé, ou encore une évolution de Siham, un logiciel structurant pour la DRH, qui fera également peau neuve, grâce à une refonte de son infrastructure technique et applicative. « Notre objectif est aussi de promouvoir et déployer des applications intégrées, connectées entre elles, ce qui évite par exemple de ressaisir plusieurs fois les mêmes données et simplifie les usages. On appelle cela des systèmes urbanisés à l’image du fonctionnement d’une ville. Dans un contexte où la cybercriminalité ne peut plus être ignorée, la sécurisation de nos outils est aussi notre grande priorité. »

Mais d’autres défis importants se joueront à partir de 2025 avec l’évolution de Sifac, notre outil de gestion financière, vers Sifac + et surtout avec l’abandon progressif d’Apogée, l’application de gestion administrative de la scolarité des étudiants, pour une transition vers Pégase autour de 2028. Des changements imposés par l’agence de mutualisation des universités et des établissements d’enseignements supérieurs (AMUE), fournisseur de nombreux outils parmi lesquels Siham, Sifac et Apogée, trois mastodontes pour la gestion de notre établissement. « C’est là où le SDN prend tout son sens car son élaboration nous a permis de prendre conscience des changements à venir et de mieux les anticiper pour accompagner les personnels. Certaines de nos applications sont vieillissantes mais les agents en ont tellement l’habitude que le changement va forcément demander un temps d’adaptation et de prise en main. » 

Projets « phares » et victoires faciles

Les projets phares représentent quant à eux 54% du portefeuille de projets en termes de charge de travail. Sur le volet formation on y trouve la mise en œuvre du projet européen Charm-eight ou la mise en place de l’école de santé numérique ; le développement de salles d’examens numériques ou la création d’un outil pour la gestion des modalités du contrôle des connaissances… Côté recherche on évoquera entre autres le déploiement du « plan science ouverte » ou  la mise à disposition d’un outil de gestion des appels à projet ou encore la poursuite de la mise en place du data center à l’échelle de la région Occitanie (Drocc) pour les partenaires de l’ESR. 

En parallèle de ces projets phares particulièrement importants pour l’université, on trouve les quickwin, que nous pourrions traduire par projets plus rapides ou faciles : « Le président y tenait beaucoup. Il a conscience que les projets phares et incontournables vont beaucoup mobiliser les équipes mais certaines petites actions peuvent être simples à réaliser et rendre de grands services à la communauté universitaire. » Parmi la trentaine de projets qui compose cette catégorie on trouvera par exemple : la dématérialisation de la carte CMS ; la mise en place d’un outil de paiement en ligne Payfip pour certaines prestations, services ou pour la formation continue ; la valorisation de l’offre de santé à l’UM ou la mise à disposition d’un outil de chiffrement des données.

Passer un cap

Viennent enfin les projets « socle », moins visibles et plus techniques, ils sont le cœur de métier de la DSIN. « Ils ont pour but de consolider et d’améliorer la sécurité du système information et du numérique et de prendre en compte l’évolution des infrastructures techniques et sécuritaires pour répondre aux nouveaux enjeux de transformation numérique. Cela peut être le renforcement du réseau de l’établissement, le Wi-Fi, la sauvegarde de nos briques techniques, des services peu visibles… sauf quand ils ne fonctionnent pas » souligne Adeline Fabrié.

Ce schéma directeur du numérique organise et planifie donc la réponse de l’Université de Montpellier au défi consistant à faire passer un nouveau cap à la digitalisation de ses activités. Cette transformation nécessite des moyens humains supplémentaires, particulièrement à la DSIN, mais aussi financiers. Le montant total du déploiement du SDN est aujourd’hui estimé à 7 millions d’euros étalé sur cinq ans. Le dispositif de gouvernance spécialement élaboré aura pour mission d’ajuster, voire d’ajouter de nouveaux projets pour faire vivre ce schéma directeur au regard de l’évolution des besoins.

Pour connaître plus de détails sur les projets programmés, téléchargez le schéma directeur du numérique 2024-2028.